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Mieux vivre un contrôle fiscal

Contrôle fiscal : nouvelles normes


Luc LeescoL'infirmier libéral détermine lui-même son revenu (bénéfice) et donc son impôt. En contrepartie de cette liberté, le professionnel est soumis à des règles de tenue de comptabilité et au contrôle de l'Administration fiscale. Mettez-vous aux nouvelles normes 2014.

Luc Leesco, expert comptable DPLG, commissaire aux comptes, partenaire de FNI COMPTA (prestations comptables spécifiques aux infirmières libérales)

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Dans la vie d'une infirmière, il y a toujours un moment où elle est confrontée à des contrôles qui sont perçus comme une inquisition. Il est du rôle de votre syndicat, la FNI, de vous préparer en amont à respecter les bonnes pratiques tout en bénéficiant des avantages fiscaux prévus par la législation auxquels vous avez droit. Puis de vous assister lors de ce moment difficile.

Le contrôle fait partie de la règle du jeu. Tout doit se passer dans la sérénité.

mieux vivre un contrôle fiscal

POURQUOI UN CONTRÔLE FISCAL ?

L'infirmier libéral détermine lui-même son revenu (bénéfice) et donc son impôt. En contrepartie de cette liberté, le professionnel est soumis à des règles de tenue de comptabilité et au contrôle de l'Administration fiscale.

COMMENT SE DEROULE-T-IL ?

Le contrôle peut être exercé sur place, chez vous. Il doit se dérouler suivant le principe du contradictoire. Le vérificateur rapprochera les éléments de votre « déclaration » avec les « registres comptables » et les « pièces justificatives ». Il vérifiera l'application de la législation.

A l'issu du contrôle, vous recevrez un avis d'« absence de redressement » ou une « proposition de rectification » motivée. Vous disposez, alors, d'un délai de 30 jours pour accepter la proposition de rectification ou faire vos observations.

CONTRÔLE FISCAL : NOUVEAUTE 2014

L'Administration souhaite « améliorer » ses contrôles par l'utilisation des nouvelles technologies. La loi n° 2012-1510 du 29 décembre 2012 de finances rectificative pour 2012, art. 14 rend obligatoire la présentation d'un fichier informatique des écritures comptables sous une forme normalisée dès le début des opérations de contrôle. Cette mesure concerne toutes les infirmières libérales qui déposent une 2035 et tiennent ou font tenir leur comptabilité sur informatique, ce qui est la situation la plus fréquente.

Le refus de présenter ce fichier peut être assimilé à une « opposition à contrôle ». Le professionnel encourt désormais de lourdes sanctions : amende minimum de 1.500€, et une majoration de 100 % des droits rappelés.

Il est donc impératif que votre cabinet soit en mesure de remplir cette obligation.

ATTENTION

  • - Si vous utilisez un tableur, qui présente les caractéristiques d'un système informatisé, il sera difficile de remplir cette obligation. Il vaudra mieux passer à une comptabilité informatisée « conforme » aux nouvelles normes (sur PC ou par Internet).
  • - Si vous utilisez un logiciel comptable installé sur votre PC, il faudra demander à votre éditeur une mise à jour et vérifier qu'une fonction d'export des fichiers fiscaux au format « légal » est bien opérationnelle.
  • - Si vous utilisez une connexion avec un site Internet spécialisé comme ViteMesComptes, partenaire de FNI compta, vous n'aurez rien à faire. Le site sera mis à jour pour tous les utilisateurs sans manipulation de votre part.

  • Le contrôle fiscal est un évènement normal de la vie professionnelle.

    VOS AUTRES OBLIGATIONS INCHANGEES

    Un cabinet d'infirmier est placé, aujourd'hui, sous le régime des BNC dans la très grande majorité des cas. De plein droit, le professionnel doit tenir une comptabilité de « recettes-dépenses ». Les documents obligatoires sont : les livres journaux (banque, caisse), le rapprochement de banque, le registre des immobilisations et amortissements.

    Rappelons « qu'une comptabilité n'est probante que si elle est accompagnée de ses pièces justificatives ».

    LE LIVRE JOURNAL DE BANQUE

    Vous devez tenir ce journal « au jour le jour sans blanc ni rature ». Chaque recette ou dépense doit faire l'objet d'une écriture comportant obligatoirement : date, libellé explicatif, montant, la destination comptable (ex. charges sociales, achats ...).

    Certains ne tiennent leurs comptes qu'une fois par an en fournissant une liste des dépenses, une liste des recettes et un tableau de passage de trésorerie, cette méthode est contraire à l'application des textes, bien que tolérée.

    Quelques conseils

    Ne mélangez-pas professionnel et privé. Utilisez un compte bancaire professionnel séparé pour enregistrer toutes les recettes et dépenses professionnelles.

  • - Sur ce compte, vous pourrez avoir des dépenses privées (elles seront débitées au compte de l'exploitant).
  • - Surtout, ne déposez-pas vos recettes professionnelles sur votre compte privé, sans les déclarer. Il s'agirait d'une fraude.
  • - N'utilisez-pas votre compte privé pour vos dépenses professionnelles, elles risquent d'être oubliées pour vos impôts.
  • - Vous pourrez faire un virement de « salaire » mensuel fixe de votre compte professionnel à votre compte privé pour mieux maîtriser vos dépenses privées.

    LE RAPPROCHEMENT DE BANQUE

    Les dépenses et les recettes de fin d'année n'apparaissent pas toujours avant le 31 décembre sur le relevé de banque. Il y a lieu, en fin d'année, de vérifier le compte de la banque et d'établir la liste de ces opérations en « rapprochement » pour les enregistrer.

    Deux conseils

    En fin d'année, pour ne pas avoir à établir un rapprochement, évitez :

  • - d'émettre des chèques qui ne pourraient pas être débités de votre compte avant le 31 décembre,
  • - de recevoir des chèques qui ne pourraient pas être crédités sur votre compte avant le 31 décembre.
  • Vous différerez ces opérations au début de l'année suivante.

    LE LIVRE JOURNAL DE CAISSE

    Les opérations de caisse (encaissements – décaissements en espèces) doivent être transcrites journellement sur le journal dans des conditions semblables aux opérations de banque. Une obligation complémentaire est imposée : le solde de votre compte caisse doit impérativement rester positif ou nul. Un découvert en caisse n'est pas possible.

    Les honoraires en espèces doivent être enregistrés individuellement. Très souvent, ces recettes sont enregistrées par une écriture en fin d'année ou par remise à la banque. Ces pratiques ne sont au mieux que tolérées. Dans la perspective d'un contrôle, il est préférable de tenir une caisse. Vous n'oublierez rien, ni recette, ni ces petites dépenses professionnelles qui passent parfois aux oubliettes.

    MISE A JOUR REGULIERE

    Mettez à jour votre caisse au fur et à mesure en utilisant un agenda de caisse ou Internet. Mettez à jour chaque mois votre banque. Clôturez vos comptes.

    Vous aurez l'esprit tranquille :

  • - vous serez dans la norme, paré pour un contrôle,
  • - vous connaîtrez votre résultat, vous saurez s'il faut « mettre les gaz » ou « appuyer sur le frein »,
  • - vous saurez comment vous vous positionnez, comparé à vos collègues, si vous disposez d'un logiciel Internet adéquat,
  • - la fin de l'année se passera sans stress inutile, décembre sera un mois comme un autre. Vous n'aurez pas de relevé et pièces justificatives perdus à retrouver dans l'urgence.

    LE REGISTRE DES IMMOBILISATIONS

    Lorsque vous achetez un bien dont la durée de vie excède un an, la dépense ne doit pas être déduite immédiatement du bénéfice, mais progressivement selon la durée de vie de votre investissement : un tel bien s'amortit sur la durée.

    Pour ces biens, un registre récapitulant vos immobilisations et leurs amortissements devra être fourni en cas de contrôle

    Conseils

  • - Les frais de matériel peu coûteux (moins de 500 €) peuvent passer directement en frais (sauf quelques exceptions comme les meubles meublants, à moins qu'il ne s'agisse d'un renouvellement courant).
  • - Conservez vos factures aussi longtemps que vous disposez de ces biens et 3 ans au moins après les avoir cédés (justification des plus-values éventuelles).
  • CONCLUSION

     

    Le contrôle fiscal est un événement « normal » de la vie professionnelle. Il ne devrait pas être craint, mais préparé par de bonnes pratiques.

    La FNI est bien consciente du stress inévitable causé par un contrôle, même si le vérificateur n'est pas un « ennemi », il vient simplement s'assurer que votre cabinet applique la législation.

    Vous respectez les bonnes pratiques, la FNI s'investit pour faire valoir votre bon droit. Lors du déclenchement du contrôle, alertez sans attendre votre syndicat FNI.

    Vous êtes adhérent, vous bénéficiez de « l'assurance contrôle fiscal » qui prend en charge les frais engagés pour vous défendre, suite à une « proposition de rectification ».

    Si vous le souhaitez, la FNI pourra vous communiquer les coordonnées d'un conseil spécialisé « infirmier » pour vous défendre. Dans tous les cas, communiquez les résultats du contrôle. Ils serviront à tirer toutes les conséquences de cette épreuve pour :

  • - préconiser de bonnes pratiques à l'ensemble des adhérents FNI,
  • - alerter les pouvoirs publics, si telle ou telle partie de la législation était inadaptée à notre profession.
  •  

    Réussir, c'est aussi accepter d'être contrôlé !

    NE PAS OUBLIER

     

    - A partir de 1er janvier 2014, se doter d'un logiciel comptable aux normes.

    - Attention éviter les comptabilités sur tableur (Excel, Open office).

    - Profiter de « l'assurance contrôle fiscal » incluse dans votre adhésion FNI.

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