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L’installation, comme l’aventure, cela se prépare Partie 5/5 :
le tableau de bord pour rester sur le chemin du succès !


Luc Leesco Vous avez franchi les premières étapes et rempli les formalités administratives. Le moment tant attendu est enfin arrivé. Vous commencez vos premières tournées en travailleur indépendant. C'est pendant cette première année, la plus importante de votre vie professionnelle, que vous allez bâtir mois après mois votre réussite.

Luc Leesco, expert comptable DPLG, commissaire aux comptes, partenaire de FNI COMPTA (prestations comptables spécifiques aux infirmières libérales)

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le tableau de bord


Le frisson du départ !

Chaque jour vous facturez, vous encaissez et devez faire face à des charges professionnelles et dépenses personnelles. Vos collègues expé-rimentées vous ont mis en garde : « Attention ! Ne confonds pas recettes et bénéfice, ne dépense pas trop, pense à la fin d'année, aux régularisations sociales futures… » De quoi vous donner le frisson.


Mais allez-vous vraiment commencer votre activité à tâtons ?

Bien sûr, votre comptable vous dira où vous en êtes en fin d'année à l'occasion de l'établissement de votre déclaration 2035, mais ce sera dans plus de 12 mois. Et si vous souhaitez comparer vos résultats avec ceux de vos collègues ce sera encore plus tard, lorsque les statistiques professionnelles seront connues. Vous risquez de vous sentir comme un voyageur mené par un chauffeur aveugle. C’est dangereux et anxiogène.

Alors comment faire pour savoir où vous en êtes ? Comment percevoir les dérapages et réajuster avant qu'il ne soit trop tard ?


Pilotez votre activité

Votre "entreprise" est lancée et tente de respecter les équilibres financiers définis avant sa création (budget prévisionnel). Mais le travail de prévision ne s'achève pas le lendemain de cette création. Il vous faudra en permanence évaluer la situation, constater les écarts, anticiper sur le futur proche et prendre les décisions qui s'imposent.


1. Qu’appelle-t-on "tableau de bord" ?


Un tableau de bord de gestion est un ensemble d'indicateurs permettant à un gestionnaire de suivre l'évolution des résultats, les écarts par rapport à des valeurs de référence. On distingue plusieurs familles d'indicateurs :
- les indicateurs financiers ;
- les indicateurs d'activité (CA) ;
- les indicateurs de rentabilité ;
- les indicateurs de qualité (satisfaction clients, en l’occurrence du patient – NDLR).

Source : Wikipédia


Ces décisions peuvent se prendre le nez au vent ou plus scientifiquement avec un outil : le tableau de bord de "gestion" (voir encadré 1). Pour maîtriser votre activité, trois indicateurs doivent être surveillés : finances, produits et résultats.

le tableau de bord


Mes finances

Cet indicateur a pour but de vous aider à ne pas tomber dans le piège de la première année. Votre compte en banque est l'indicateur ultime de la qualité de votre gestion. Le découvert en banque est souvent les prémices de difficultés ; s'il continue à se creuser, on connaît la suite… Hier vous perceviez un salaire, il vous était facile d'interpréter la signification de votre niveau de solde bancaire. Votre compte passe dans le rouge = danger votre train de vie n'est pas compatible avec votre salaire ! (voir encadré 2)

Attention, c'est votre première année ; vous payez des charges sociales largement inférieures à ce qui vous sera réclamé par la suite. Il faut que le solde de votre compte bancaire augmente à bonne cadence pour faire face à cette dépense future. La cadence d'augmentation doit être connue (voir votre budget prévisionnel). Un graphique vous éclairera d'un coup d’oeil.


Mes produits

Cet indicateur doit vous permettre d'apprécier vos honoraires et d'en tirer les conséquences.

Le chiffre d’affaires ou d'honoraires encaissés est toujours le principal indicateur dans tous les tableaux de bord de gestion. Son niveau et sa progression apportent de multiples indications. Il permet de :
- mesurer la satisfaction des patients qui sont libres de choisir un autre professionnel ;
- payer les frais professionnels ;
- fournir son "salaire" au professionnel ;

Deux questions vont donc se poser en début d'activité et surtout dans le cas d'une création :
- Est-il satisfaisant ? Le comparer au point mort du prévisionnel et à celui des collègues (voir encadré 3).
- Progresse-t-il comme souhaité ? Établir un graphique.

En cas de "symptômes" inquiétants, il est urgent d'en analyser les causes et d'entreprendre des actions correctives.


Mes résultats

Pourquoi attendre la fin de l’année pour connaître vos résultats ? Rappelons que le résultat de la 2035 de fin d'année est déterminé par la différence entre les encaissements et les décaissements des charges professionnelles. Celui-ci servira de base au calcul de vos impôts et de vos charges sociales. C'est sur ce bénéfice – auquel vos amortissements seront ajoutés – que vous pourrez payer vos emprunts, investissements, la future régularisation de charges sociales. Le reste c'est votre rémunération disponible (à comparer avec le virement mensuel que vous effectuez sur votre compte personnel). (voir encadré 4)


le tableau de bord


Comment obtenir votre tableau de bord ?

Lors d'un récent congrès d'experts-comptables il était déploré que des éléments de gestion en cours d'année fussent fournis à moins de 8 % de leurs clients. Il vous faudra donc peut-être vous retrousser les manches et utiliser un tableur pour bâtir votre propre tableau de bord.

Bien consciente de cette lacune, la FNI a fait mettre au point une solution de tableau de bord dans le cadre de FNI Compta : Gestion Flash, qui vous donne vos résultats mensuels en automatique, sans saisie inutile.

En plus, cette solution permet sous l'égide de la FNI de bénéficier, chaque mois, de statistiques collectives (crowdsourcing). La simple comparaison mensuelle avec la moyenne professionnelle permet à chacun(e) d'éviter toute dérive individuelle. Cet outil est capital pour un bon départ lors d'une installation.


Bravo !

Si vous appliquez les cinq étapes de l'installation vous ne pourrez que réussir. En cette fin de première année vous établirez votre 2035 sans difficulté et avec plaisir. Le succès sera au rendez-vous.

Vous aurez subi le baptême du feu, le plus difficile aura été fait. Les prochains exercices seront plus sereins car vous disposerez désormais de vos repères et aurez pris de bonnes habitudes.


2. Fixez-vous un revenu fixe comme repère


Nous vous suggérons de mettre en place un virement permanent mensuel entre vos comptes pro et privé d'un montant fixe, par exemple celui de votre rémunération antérieure. Ce "salaire" n'en est pas un fiscalement mais un "prélèvement personnel" à affecter au "compte de l'exploitant" (108000).

Votre compte privé retrouvera la signification que vous connaissiez depuis des années. Votre compte professionnel pourra commencer à vous donner des indications de gestion.


3. Surveillez le point mort


Le point mort est un indicateur essentiel pour apprécier votre chiffre d'affaires. Il s'agit du chiffre d'honoraires ou d'affaires qu'il faut réaliser pour payer les divers frais et le "salaire" du travailleur indépendant. Passé ce chiffre minimum, un bénéfice apparaît et la trésorerie peut commencer à progresser.


4. Suivez votre résultat chaque mois


En suivant mensuellement votre résultat, celui de fin d'année sortira ainsi sans difficulté et sera sans surprise.

Examinez son évolution, comparez-vous à vos collègues, simulez la fin d'année, anticipez et corrigez éventuellement le tir en modifiant vos charges, votre "revenu" (prélèvements personnels), vos recettes (travailler plus/moins).


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