Qu'est-ce qu'une association loi 1901 ?

L'article 1 de la loi du 1er juillet 1901 stipule que « l'association est la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d'une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices. » Le fondement même d'une association loi 1901 est son but qui doit être "non lucratif". À titre annexe et pour l'aider à réaliser son objet, l'association peut effectuer sous certaines conditions des opérations « économiques ou marchandes », en suivant des règles précises.

Porter un projet collectif

La comptabilité associative n'est pas une contrainte administrative ; c'est un outil de sécurité et de continuité pour l'engagement bénévole

Tenir la comptabilité d'une asso

Toute association a intérêt à tenir une comptabilité, même lorsque la loi ne l'y oblige pas explicitement. Tenir des comptes permet avant tout de :

• rendre compte aux membres, aux financeurs et aux partenaires ;
• sécuriser les dirigeants bénévoles, en particulier le président et le trésorier ;
• piloter l'activité, programmer des actions, financer des projets et mesurer les résultats - pas seulement financiers, mais aussi humains et sociaux.

Chaque année, le bureau doit présenter à l'assemblée générale des adhérents son rapport d'activité qui comprend :

• le rapport moral ;
• le rapport financier, composé des états financiers (bilan actif/passif, compte de résultats présentant les recettes et les dépenses, annexe avec, s'il y a lieu, un point sur les fonds dédiés) et du budget pour l'année suivante.

Sans comptabilité structurée, cet exercice devient délicat.

Frais et justificatifs

Quelques règles de prise en charge des frais :

1. des frais engagés dans l'intérêt exclusif de l'association. Les dépenses doivent être strictement nécessaires à l'activité associative ;
2. des justificatifs obligatoires. Les frais doivent être réels, justifiés et traçables : factures, tickets, relevés kilométriques précis (nom, dates, trajets, motif associatif). Il est fortement recommandé d'utiliser un modèle standardisé pour toute demande de remboursement de frais ainsi que de fixer des plafonds ;
3. l'émission d'un reçu fiscal. L'association doit délivrer au bénévole un reçu fiscal, assimilant les frais non remboursés à un don.

Obligations légales et contrôle

Dans certains cas, la comptabilité n'est pas seulement recommandée ; elle est obligatoire et doit être conforme au règlement ANC 201806, le référentiel comptable spécifique des associations. C'est le cas des :

• associations ayant une activité économique ;
• associations recevant des subventions et/ ou concours publics ;
• organismes de formation.

Au-delà de certains seuils de ressources ou de financements publics (153 000 €), la nomination d'un commissaire aux comptes devient obligatoire pour certifier les comptes.
Une comptabilité bien tenue permet alors de répondre sereinement à tout interlocuteur : contrôleur interne, commissaire aux comptes, financeurs, administration fiscale ou partenaires financiers.

Continuité et transmission

Le fonctionnement associatif repose souvent sur des bénévoles très investis... mais aussi sur un turn-over important. Changement de trésorier, de président, ou renouvellement du bureau : comment garantir la continuité de la gestion financière ? La réponse tient en un principe simple : un système comptable indépendant des personnes.
Une solution comptable stable, accessible en ligne, appartenant à l'association (et non à un individu), permet :

• un accès sécurisé aux membres autorisés ;
• une transmission fluide des responsabilités ;
• la conservation de l'historique comptable ;
• la formation du successeur.

C'est un véritable acte de responsabilité visà-vis de l'association et de ceux qui prendront le relais.

"Paradis fiscal" ?

Sans but lucratif, les associations ne sont pas soumises aux impôts "commerciaux" ! Quel bonheur, quelle simplicité ! Mais gare à ceux qui les prennent pour un paradis fiscal ! En effet, la gestion doit être désintéressée. Et pour apprécier le critère non lucratif, la rémunération des dirigeants ne doit pas dépasser certains seuils (3/4 du SMIC ou trois plafonds de la sécurité sociale pour les grandes associations), avec absence de recherche systématique d'excédents. Dans le cas contraire, toutes les opérations deviendraient taxables selon les règles de droit commun (TVA, IS, CET). Il arrive que les secteurs associatif et marchand soient en concurrence.
Une association n'a pas vocation à thésauriser sans but. En revanche, constituer des réserves raisonnables est indispensable pour anticiper, investir, traverser les périodes creuses ou lancer de nouvelles actions.

Responsabilité des dirigeants

Présidents et trésoriers engagent leur responsabilité dans l'exercice de leurs fonctions. Disposer d'outils adaptés et d'un accompagnement professionnel est un facteur clé de sérénité. Pour beaucoup de trésoriers bénévoles, la tenue des comptes est aussi une véritable découverte de la comptabilité, une compétence précieuse qu'ils réutiliseront plus tard, dans leur vie professionnelle ou entrepreneuriale.

Adoptez les bonnes pratiques comptables

Avec une formation et de bons outils, tout devient simple et agréable. Il ne faut pas prendre à la légère la prise de fonction au sein d'une association. Pour autant, la charge ne doit pas vous gâcher le plaisir d'apporter votre dynamisme. Pour cela, nous vous proposons dans le cadre du partenariat FNI - Vite Ma Compta et le cabinet Leesco de participer à un webinaire gratuit sur la comptabilité des associations.

Choisir un outil approprié

Toute association doit gérer ses finances et connaître l'état de cotisations de ses adhérents, et être en mesure de les encaisser. Cette gestion est souvent effectuée sur un tableur Excel, ce qui n'est plus tenable dès lors qu'il y a de nombreux adhérents, a fortiori si le paiement des adhésions est mensualisé. Une association comptant 20 membres (une chorale), va se satisfaire d'une feuille Excel. S'il fallait mensualiser leurs cotisations, il faudrait plus de 240 opérations (20 x 12) par année. Pour un syndicat comme la FNI : 12 000 adhérents entraineraient plus de 144 000 opérations. À cette échelle, il n'est plus possible d'encaisser par chèque ou en liquide ni d'utiliser une feuille Excel pour assurer le suivi des opérations. C'est la raison pour laquelle la FNI a demandé à Vite Ma Compta de développer une solution comptable intégrant la gestion des finances et des adhérents :

• Adhésion en ligne des adhérents.
• Prélèvement automatique des cotisations (selon la fréquence souhaitée).
• Suivi individualisé des cotisations des adhérents (impayés, résiliation, changement d'adresse, etc.).
• Liste nominative des adhérents par département (nombre de droits de vote au congrès annuel et représentativité du syndicat).
• Gestion des attestations de paiement des cotisations annuelles (reçu ou facture).

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